SIFAT PEMBELI INDUSTRI DAN PERILAKU PEMBELIAN
A. TUJUAN
PEMBELIAN
Barang dagangan adalah segala sesuatu yang terwujud yang akan
dijual. Dimana jika ada barang yang didagangkan otomatis ada aktivitas/proses
pembelian. Tujuan utama proses pembelian adalah menyediakan sumber daya yang
diperlukan organisasi perusahaan dengan carayang efisien dan efektif. Tujuan tersebut
dapat dirinci lebih lanjut menjadi sebagai berikut :
a)
Melaksanakan
pembelian dari rekanan yang handal.
b)
Membeli
barang dengan kualitas yang baik sesuai dengan yang diinginkan.
c)
Memperoleh
barang dengan harga yang pantas.
d)
Hanya
membeli barang yang disetujui (authorized) dan sesuai dengan tujuan perusahaan.
e)
Mengelola
barang secara sehat sehingga selalu tersedia manakala dibutuhkan perusahaan.
f)
Hanya
menerima barang yang sudah dipesan , dan harus menerima semua barang yang
dipesan.
g)
Menerapkan
pengendalian barang yang disimpan dan diterima secara sehat untuk menghindari
berbagai kemungkinan yang merugikan.
B. AKTIVITAS
PEMBELIAN
Aktivitas Pembelian industri terdiri dari
berbagai tahap tentang proses pengambilan keputusan pembelian. Arti penting
untuk diberikan kepada berbagai tahap akan tergantung atas jenis pembelian atau
situasi pembelian. Pemasar industri perlu memahami kedua-duanya tahap: proses
pengambilan keputusan dan jenis situasi pembelian. "Robinson,
Faris dan Wind" mengembangkan 8 tahap proses pengambilan keputusan
pembelian di dalam pasar barang industri di tahun 1967, dan disebut
proses "Buyphases".
Proses
pengambilan keputusan pembelian industri “Buyphases” diantaranya ada 8 tahap sebagai berikut:
1) Kenali
suatu masalah atau kebutuhan
Pengenalan suatu
kebutuhan atau masalah boleh memulai di dalam pembelian perusahaan atau boleh
juga dikenali oleh suatu pemasar yang cerdas. Ketika mutu material yang
disediakan oleh penyalur yang ada tidaklah memuaskan, atau material tidak
tersedia ketika diperlukan, atau mesin yang disediakan oleh penyalur yang ada
rusak (juga sering terjadi), pembelian organisasi harus mengenali masalah itu.
Jika suatu pemasar industri mengidentifikasi suatu masalah di dalam pembelian
organisasi dan menyarankan bagaimana masalah bisa dipecahkan, akan ada suatu
kemungkinan lebih baik tentangnya yang sedang terpilih sebagai penyalur.
2) Penentuan terhadap aplikasi atau karakteristik tentang kualitas produk
yang diperlukan
Ketika masalah dikenali di dalam atau di
luar itu pembelian organisasi, tahap yang berikutnya
adalah bagaimana cara memecahkan masalah itu. Perusahaan pembelian akan mencoba
untuk menjawab pertanyaan seperti: " Jenis seperti apa jasa atau produk
yang bisa dipertimbangkan? "Kuantitas produk seperti apa yang
diperlukan?" dan seterusnya.
Untuk produk teknis, departemen yang
teknis ( R&D, industri rancang-bangun, produksi, atau pengendalian mutu)
akan menyarankan solusi yang umum menyangkut produk yang diperlukan.
Untuk barang-barang dan jasa bukan
teknis, baik departemen pemakaian (user) maupun departemen
pembelian boleh menyarankan jasa atau produk, berdasar pada pengalaman dan juga
kuantitas yang diperlukan untuk memecahkan masalah itu. Bagaimanapun juga, jika
informasi yang diperlukan tidaklah tersedia secara internal di dalam pembelian
organisasi, maka yang sama dapat diperoleh dari sumber yang berada di luar.
3) Pengembangan terhadap spesifikasi atau deskripsi produk yang diperlukan
Setelah solusi
yang umum kepada masalah ditentukan pada tahap yang kedua. Organisasi
pembelian, di dalam langkah yang ketiga, mengembangkan suatu statemen yang
tepat menyangkut karakteristik atau spesifikasi dari jasa atau
produk yang diperlukan. Selama langkah ini diambil alih
oleh departemen pembelian untuk bantuan dari personil teknis mereka,
atau jika diperlukan gunakan sumber dari luar seperti para penyalur atau
konsultan. Pemasar industri mempunyai suatu kesempatan besar untuk dapat
dilibatkan pada langkah ini dengan membantu organisasi pembeli untuk mengembangkan
karakteristik dan spesifikasi produk. Hal itu akan memberikan suatu keuntungan
terbatas dengan memastikan bahwa produk yang diperlukan meliputi spesifikasi
dan karakteristik produk perusahaannya.
4) Carilah dan mengkualifikasikan dari para penyalur yang potensial
Pada tahap ini, organisasi pembelian
mencari-cari para penyalur atau penjual yang bisa diterima. Langkah pertama
yang diambil oleh pembeli adalah memperoleh informasi pada semua penyalur yang
tersedia dan kemudian, di langkah yang kedua , memutuskan persyaratan para
penyalur dan kualifikasi penyalur yang bisa diterima. Pencarian untuk para
penyalur potensial berdasar pada berbagai sumber pada informasi seperti majalah
dagang, panggilan penjualan, secara lisan, katalog, pertunjukan perdagangan,
dan direktori industri.
Kecakapan para penyalur bisa diterima
akan tergantung pada:
a. Jenis pembelian
organisasi;
b. Situasi
pembelian, dan
c. Pengambilan
keputusan anggota.
Bagaimanapun juga, biasanya faktor
seperti mutu barang atau jasa, kehandalan di dalam penyerahan barang, dan
dipertimbangkannyapada kualifikasi (kecakapan) para penyalur.
5) Memperoleh
dan menganalisa proposal penyalur
Pertama kali ketika para penyalur yang
berkualitas diputuskan, organisasi pembelian memperoleh proposal dengan
pengiriman permintaan keterangan terhadap para penyalur yang berkualitas
tersebut. Suatu proposal penyalur dapat dalam bentuk penawaran formal, kutipan,
atau suatu penawaran formal lainnya, yang disampaikan oleh penyalur kepada
organisasi pembelian. Hal yang diperlukan meliputi:
a. Spesifikasi
produk;
b. Harga;
c. Periode
penyerahan;
d. Terminologi
(cara) pembayaran;
e. Pajak dan
tugas-tugas yang bisa diterapkan;
f. Biaya
transportasi (atau muatan);
g. Biaya
pemindahan asuransi,
dan
h. Biaya relevan
yang lain atau penyajian jasa-jasa gratis.
Karena adanya pembelian rutin terhadap
jasa atau produk, tahap 4 dan 5 boleh terjadi dilakukan secara serempak, yaitu
ketika pembeli boleh menghubungi para penyalur yang berkualitas untuk
mendapatkan informasi terakhir mengenai harga dan periode penyerahan.
Untuk produk dan jasa yang kompleks
secara teknis, banyak waktu yang dikeluarkan pada penganalisaan proposal dalam
kaitan dengan perbandingan atas produk, jasa, penyerahan, dan biaya perolehan
(yang meliputi harga setelah potongan setelah pajak, pajak penjualan, muatan,
dan asuransi).
6) Evaluasi
terhadap proposal dan seleksi (pemilihan) para penyalur
Organisasi pembelian mengevaluasi proposal
para supplier dalam bersaing dan memilih satu atau lebih para penyalur.
Negosiasi selanjutnya dapat dilanjutkan dengan memilih para penyalur
berdasarkan harga, terminologi (cara) pembayaran, penyerahan, dan seterusnya.
Pembuat keputusan di dalam organisasi pembelian dapat mengevaluasi
masing-masing penyalur atas satu set (paket) atribut atau faktor yang
disetujui.
7) Seleksi (pemilihan) dari rutinitas pesanan
7) Seleksi (pemilihan) dari rutinitas pesanan
Pada langkah ini, mekanika pertukaran
barang-barang dan sevices antara seorang pembeli dan seorang penjual
terpecahkan. Aktivitasnya meliputi:
a. Penempatan
pesanan dengan para penyalur yang terpilih.
b. Kuantitas
(jumlah) yang dibeli dari masing-masing penyalur.
c. Frekuensi
penempatan pesanan oleh para pembeli dan penyerahan jadwal untuk pegangan yang
dipertahankan oleh penyalur.
d. Tingkat kebutuhan inventori.
e. Kelanjutan dari
penyerahan yang aktual untuk memastikan terjadinya penyerahan per jadwal.
f. Terminologi (cara) pembayaran untuk
dipertahankan oleh pembeli.
g. Departemen
Pemakai ( atau memberi Pemesanan) tidak akan dicukupi sampai penyalur membawa
item yang diperlukan per jadwal penyerahan, dan dengan mutu bisa diterima..
8) Pencapaian
Umpan balik dan evaluasi pos-pos pembelian
Di dalam tahap akhir ini, suatu tinjauan
ulang formal atau informal mengenai keberhasilan dari tiap penyalur ( atau
penjual) berlangsung. Departemen pemakai memberi suatu umpan
balik pada hal apakah item yang dibeli tidak memecahkan masalah atau. Jika
bukan, anggota dari satuan pengambil keputusan meninjau ulang
keputusan yang lebih awal mereka dan memutuskan untuk memberi suatu kesempatan
kepada penyalur yang ditolak.
C. TIPE-TIPE
PEMBELIAN ATAU SITUASI PEMBELIAN
Ada 3 tipe umum dalam situasi
pembelian, disebut : “buyclasses” ,
yaitu :
1.
Pembelian Baru (Tugas baru).
Pada situasi
ini perusahaan membeli item-item untuk yang pertama kalinya. Kebutuhan akan
suatu pembelian baru mungkin ada dalam kaitan dengan faktor eksternal atau
internal. Sebagai contoh, ketika suatu perusahaan memutuskan untuk menganeka
ragamkan ke dalam produksi baru atau jasa, maka mengharuskan adanya pembelian
suatu mesin baru, material, atau komponen. Di dalam situasi pembelian yang
baru, para pembeli sudah membatasi pengetahuan dan ketiadaan pengalaman
sebelumnya. Karenanya, mereka harus memperoleh berbagai informasi tentang
produk, para penyalur, harga dan seterusnya. Di dalam keputusan tugas yang baru
membutuhkan hal :
a) Pengeluaran biaya yang sangat besar;
b) Resiko menjadi lebih (bertambah)
tinggi;
c) Pengumpulan
Informasi yang cukup banyak dan akurat, dan
d) Keputusan
mungkin memerlukan lebih banyak orang yang dilibatkan di dalam pengambilan
keputusan sehingga menyebabkan membutuhkan waktu yang lama untuk mencapai
sebuah keputusan yang bulat.
Pada
situasi pembelian baru ini merupakan kesempatan dan tantangan yang terbesar.
Penjualan yang rumit berhubungan dengan pembelian awal, banyak perusahaan yang
menugasi wiraniaga seniornya yang telah berpengalaman dan terbaik dibidangnya
dalam misi penjualan ini. Contoh tipe pembelian baru seperti pembangunan gedung
untuk kantor, pabrik dan lainnya, kemudian pembentukan sistem komunikasi baru,
maupun hal lain yang sifatnya dari belum ada menjadi ada.
2.
Pembelian
ulang dengan Penyesuaian (mungkin adanya perubahan pada
penyalur atau dimodifikasi pembelian kembali)
Suatu modifikasi situasi pembeli
kembali terjadi ketika organisasi tidaklah dicukupi dengan kinerja
dari para penyalur yang ada, atau kebutuhan yang muncul untuk
pengurangan biaya atau peningkatan mutu. Perubahan di dalam penyalur mungkin juga diperlukan jika
orang-orang teknis pada organisasi pembelian meminta untuk merubah dalam hal
spesifikasi produk, atau departemen pemasaran meminta corak tambahan pada
produk untuk memperoleh beberapa manfaat bersaing (kompetitif). Sebagai
hasilnya, pencarian informasi tentang sumber alternatif penyalur menjadi sangat
diperlukan. Walaupun atribut faktor tertentu dapat digunakan untuk mengevaluasi
para penyalur, mungkin ada ketidak-pastian mengenai penyalur yang dapat
diketahui dengan cara yang lebih baik dalam memenuhi kebutuhannya menyangkut
pembelian perusahaan. Bagaimanapun, yang dimodifikasi pada situasi pembelian
kembali terjadi kebanyakan ketika perusahaan pembelian tidaklah dicukupi dengan
kinerja (keberhasilan) dari para penyalur yang ada.
Kebanyakan
suatu multi produk, perusahaan multi penempatan memutuskan untuk
merubah riset pemasaran perusahaan yang ada sebab perusahaan tidaklah cukup
dengan laporan kualitas yang disampaikan oleh riset pemasaran
perusahaan pada produk bahan kimia. Perusahaan telah merencanakan untuk
menganeka ragamkan dan tekun (giat) untuk mendapat/kan informasi pada
persainga, (kompetisi) , pelanggan potensial, peramalan permintaan jangka
panjang, dan lainnya, dari laporan survei pemasaran. Bagaimanapun, informasi
yang didapat dari laporan riset pemasaran perusahaan adalah tidak akurat dan
samar-samar. Oleh karena para eksekutif Senior dari perusahaan,
memutuskan untuk mengganti supplier (penyalur) yang ada.
Pada
pembelian ulang dengan penyesuaian ini juga menerangkan situasi dimana pembeli
menginginkan penyesuaian dari berbagai hal seperti spesifikasi produk, harga,
persyaratan pengiriman dan persyaratan lain. Dalam kondisi ini, pemasok atau
supplier lama merasa cemas dan harus berusaha mempertahankan alasan mereka
mengenai apa yang mereka jual kepada perusahaan. Kemudian pemasok baru akan
berupaya memanfaatkan kesempatan tersebut untuk mengajukan penawaran yang lebih
menarik untuk mendapatkan peluang atau celah penjualan untuk produk dan jasa
mereka.
3.
Pembelian Ulang Langsung (atau langsung pembelian
kembali)
Situasi ini
terjadi ketika organisasi pembelian memerlukan jasa atau produk tertentu yang
secara terus-menerus (rutinitas) dimana produk/jasa pernah terbeli pada masa
lalu. Dalam hal situasi yang demikian, organisasi pembelian memesan lagi atau
mengulangi tempat pemesanan dengan para penyalur yang sekarang dengan
menyediakan materi seperti masa lalu . Ini berarti bahwa produk, harga, periode
penyerahan, dan terminology (cara) pembayaran merupakan sisanya dari pemesanan
kembali, per pesanan pembelian yang asli. Ini adalah suatu keputusan rutin
dengan resiko rendah dan lebih sedikit informasi yang diperlukan, dan diatasi
oleh seorang eksekutif yunior pada departemen pembelian. Pada umumnya,
perusahaan pembelian tidak merubah para penyalur yang ada jika kinerja
keberhasilan mereka (pada ukuran-ukuran kinerja yang dibentuk atau ditetapkan
perusahaan) sangat memuaskan.
Para
pemasok atau supplier yang telah lama beroperasi memberikan pelayanan berypa
menjaga kualitas produk dan jasa. Dan mereka kadang menawarkan sistem otomatis
pemesanan ulang untuk menghemat waktu dan biaya.
D. TEKNIK PEMBELIAN
Ada beberapa
macam teknik pembelian diantaranya yaitu :
1.
Pembelian Cara Biasa
Cara pembelian
ini adalah cara pembeli konvensional yang ditempuh dalam kegiatan pembelian
untuk memenuhi kepeluan biasa, rutin atau pembelian yang direncanakan atau
tidak direncanakan jauh hari sebelumnya, yaitu dengan menggunakan surat
pesanan.
2.
Pesanan Selimut
Pesanan
selimut atau blanket order atau blanket purchase ordrer mendasarkan pesanan
atau pembelian persatuan pasti selama waktu tertentu.
3.
Pembelian Atas Dasar Konsinyasi
Dalam
cara konsinyasi ini, pembeli tidak menenggung resiko financial atas penyediaan
barang yang dibeli. Yang memiliki barang selama belum dipakai olehpembeli
adalah penjual.
4.
Pembelian Tepat Waktu
Pada
teknik ini yang pertama kali dilakukan adalah membatasi jumlah pemasok dengan
menyeleksi penjual. Pada teknink ini pembelian harus tepat waktu dan mutunya
harus terjamin karena pembelian ini berusaha meniadakan persediaan.
5.
Sistem Kontrak
Sistem
kontrak merupakan variasi dalam pembelian tepat waktu. Dalam pembelian jenis
ini, teknik pembelian ditekankan pada pembelian dan pengisian kembali
persediaan barang yang keperluannya berulang dengan mengurangi biaya dan waktu
administrasi.
6.
Cara-cara Lain, seperti:
a) Pesanan telepon;
b) Pesanan secara
elektronik;
c) Wesel perintah
pembelian;
d) Pembelian kas
kecil;
e) Pembelian dengan
kartu kredit, dan
f) Pembelian secara
terus menerus.
E. BUYING
CENTRE (PUSAT PEMBELIAN)
Dalam hal ini terdapat beberapa
pusat pembelian diantaranya:
1)
Pembeli
(buyers), yaitu orang-orang di dalam pusat pembelian organisasi yang melakukan
pembelian sesungguhnya.
2)
Pengambil
keputusan (deciders), yaitu orang-orang di dalam pusat pembelian organisasi
yang mempunya kekuatan resmi atau tidak resmi untuk memilih atau menyetujui
pemasok akhir.
3)
Penjaga
gerbang (gate keepers), yaitu orang-orang di dalam pusat pembelian organisasi
yang mengendalikan aliran informasi kepada pihak lain.
F. EVALUASI
KAPABILITAS PEMASOK
Biaya merupakan salah satu syarat
penting suplier, tetapi bukanlah satu-satunya faktor atau yang paling penting.
Suplier yang dapat diandalakan adalah suplier yang konsisten menjaga mutu
produk. Selain itu, pemasok juga harus tepat waktu, pelayanan kepada pelanggan,
pengiriman dan stabilitas usaha. ISO 9001 tidak mensyaratkan suplier anda
menerapkan ISO akan tetapi anda yang melakukan audit/penilaian terhadap mereka.
Cara Melakukan Seleksi dan Evaluasi
Pemasok
Sebagian perusahaan melakukan
pengisian kuisioner dalam mengevaluasi suplier.
Metode lain dilakukan dengan cara
trial pembelian untuk melakukan penilaian. Bisa juga dengan cara
mendatangi langsung suplier dan menilai keseluruhan proses yang ada (tidak
wajib). Untuk suplier yang ada, Anda
akan perlu secara berkala menilai kembali apakah suplier Anda masih mampu memenuhi
kebutuhan Anda. Untuk mengevaluasi suplier berdasarkan kinerja masa lalu
mereka, Anda harus menyimpan catatan (misalnya log produk inspeksi masuk,
catatan laporan produk suplier tidak sesuai).
Jika usaha anda bisa berjalan tanpa
suplier maka sangat bagus karena mengurangi resiko dan tidak perlu melakukan
penilaian. Jika tergantung kepada suplier maka bisa jadi anda tidak dapat
melakukan produksi ketika suplier tidak
mengirimkan barang.
Seberapa intens anda mengevaluasi
suplier akan sangat berpengaruh terhadap barang dan jasa anda. Bagaimana anda
menilai suplier dan memutuskan menggunakan suplier mana yang harus dimasukkan
kedalam Daftar Supplier Terpilih.
G. PERILAKU
PEMBELIAN : THE WEBSTER AND WIND MODEL & THE SHETH MODEL
Model yang komprehensif awal
perilaku pembeli adalah model perilaku konsumen. Model-model utama yang oleh
Andreasen, Nicosia, serta Howard dan Sheth. Model yang komprehensif awal
organisasi perilaku pembelian memiliki asal-usul dari mereka dalam perilaku
konsumen sastra dan dikembangkan oleh Webster dan Wind, dan Sheth. Sheth,
Webster dan Wind, mempelajari proses pembelian organisasi secara berbeda. Sheth
menyoroti pengaruh individu proses pembelian sedangkan Webster dan Wind
menekankan pada organisasi dan lingkungannya.
Setelah model komprehensif,
penelitian bergeser ke arah upaya yang lebih khusyu yaitu berpola pada proses
pembelian selama belajar masalah-masalah tertentu dalam pemasaran industri dan
bisnis. Disiplin pemasaran industri semakin dipengaruhi oleh disiplin perilaku
organisasi, organisasi industri, dan teori biaya transaksi di ekonomi. Sebagai
contoh, penelitian pada pembeli penjual interaksi dan hubungan pembeli-penjual,
terutama dalam daerah saluran sebagai pelanggan, sangat dipengaruhi oleh
sekitar dan rekan-rekannya, karya klasik pada kekuasaan, ketergantungan, dan
konflik, dan kemudian oleh Williamson teori biaya transaksi.
H. AKTIVITAS
PEMBELIAN SAAT INI
Di era sekarang, aktivitas pembelian
sudah sangat beragam diantaranya yaitu:
1.
Just in time delivery (JIT)/ pengiriman tepat waktu, itu
berarti bahwa bahan tiba di pabrik pembeli tepat ketika dibutuhkan oleh
pembeli. ini meminimalkan persediaan dan meningkatkan kualitas dan
produktivitas. Tujuan pengiriman JIT adalah nol persediaan dan kualitas bahan
yang dikirim oleh pemasok sangat baik. ini memastikan penolakan nol di pabrik
pembeli. Pengiriman JIT berarti bahwa organisasi pembelian dan penjualan
bekerja sama secara erat untuk mengurangi biaya.
2.
Outsourcing, semakin banyak perusahaan yang mau
membeli lebih banyak barang dan jasa dari pemasok luar (atau vendor). jika
lebih murah dan lebih baik. Dengan kata lain, outsourcing menyiratkan pembelian
bagian dari operasi perusahaan, daripada memproduksi (atau membuat) secara internal.
3.
Single Sourching (serapan tunggal), beberapa
pelanggan industri memesan dengan hanya satu pemasok, meskipun pemasok
alternatif keluar. ini mungkin bertentangan dengan konsep lama menempatkan
pesanan dengan dua atau tiga pemasok, sehingga "semua telur tidak dalam
satu keranjang". namun demikian, satu praktek sourching memungkinkan
organisasi pembelian dan penjualan bekerja secara bersama-sama, melibatkan
pemasok dari tahap desain, dan memanfaatkan keahlian pemasok.
4.
Value Analysis (analisis nilai), analisis obyektif
adalah untuk mengurangi biaya sambil mempertahankan keandalan produk. itu
melibatkan menganalisis item produk dengan fungsi yang dilakukannya, nilai
fungsi dan metode alternatif melakukan fungsi yang sama. menggunakan teknik
kreatif seperti brainstorning dan termasuk anggota dari berbagai departemen
seperti produksi, kontrol kualitas, desain, teknik industri, pemasaran dan
pembelian.
5. Buying
Committee (komite
pembelian), pusat pembelian resmi (atau unit pengambilan keputusan) adalah
komite pembelian. ini digunakan di banyak organisasi industri termasuk
institusi (seperti universitas dan rumah sakit) dan perusahaan pemerintah.
umumnya, dalam komite pembelian yang khas, satu atau dua industri mengalami
kemunduran dalam pengambilan keputusan. penjual harus memberikan informasi
kepada semua anggota komite pembelian, dan harus menargetkan upaya penjualan
nyata kepada anggota dominan yang memengaruhi keputusan pembelian.
mengidentifikasi individu komite pembelian, keahlian teknis dan komersial,
kebutuhan individu mereka, proses keputusan pembelian dan struktur organisasi
adalah tugas penting yang harus dilakukan oleh pemasar industri yang efektif.
Referensi:
Komentar
Posting Komentar